ই-মেইল পাঠানো হয় ইন্টারনেটের মাধ্যমে নির্দিষ্ট প্রোটোকল ব্যবহার করে। প্রথমে ব্যবহারকারী মেল ক্লায়েন্ট বা ওয়েবসাইটে বার্তা লিখে সেন্ড করে। এরপর Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) সার্ভার বার্তাটি প্রেরকের সার্ভার থেকে গ্রাহকের সার্ভারে পাঠায়। গ্রাহক যখন ই-মেইল ওপেন করেন, তখন Post Office Protocol (POP3) বা Internet Message Access Protocol (IMAP) ব্যবহার করে মেসেজটি ডাউনলোড বা অ্যাক্সেস করা হয়। এই পুরো প্রক্রিয়ায় বার্তাটি ছোট ছোট প্যাকেটে ভাগ হয়ে গন্তব্যে পৌঁছায় এবং সঠিকভাবে একত্রিত হয়ে ইনবক্সে প্রদর্শিত হয়।