ব্যাংক থেকে পাঠানো চিঠি বা ই-মেইলে কিছু নির্দিষ্ট বৈশিষ্ট্য থাকে। প্রথমে ব্যাংকের অফিসিয়াল লেটারহেড বা লোগো ব্যবহার করা হয়, যা প্রেরককে সনাক্ত করে। প্রেরকের পূর্ণ নাম, পদবি এবং অফিসিয়াল ই-মেইল ঠিকানা থাকে। বার্তায় স্পষ্টভাবে গ্রাহকের নাম উল্লেখ করা হয় এবং অ্যাকাউন্ট সম্পর্কিত তথ্য সাধারণত আংশিকভাবে দেওয়া হয় নিরাপত্তার জন্য। ই-মেইলে ফরমাল ভাষা ব্যবহার করা হয় এবং বানান ও ব্যাকরণ যথাযথভাবে মেনে চলা হয়। শেষে যোগাযোগের তথ্য যেমন ফোন নম্বর, শাখার ঠিকানা বা কাস্টমার কেয়ার নম্বর দেওয়া থাকে। এগুলো অফিসিয়াল হওয়ায় সবসময় প্রফেশনাল টোন বজায় রাখা হয়।