Mail Merge এর মাধ্যমে আপনি খুব সহজে এবং অল্প সময়ে অনেকগুলো চিঠি, লেবেল, খাম বা ইমেইল তৈরি করতে পারবেন। একটি টেমপ্লেট তৈরি করে সেখানে প্রাপকদের তালিকা যোগ করে দিলেই Word স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রতিটি প্রাপকের জন্য আলাদা আলাদা ডকুমেন্ট তৈরি করে দেবে। এতে আপনার অনেক সময় বেঁচে যাবে।
যখন আপনি হাতে লিখে অনেকগুলো ডকুমেন্ট তৈরি করেন, তখন তাতে ভুল হওয়ার সম্ভাবনা থাকে। কিন্তু Mail Merge ব্যবহার করলে এই ভুল হওয়ার সম্ভাবনা কমে যায়। কারণ আপনি একবার টেমপ্লেট তৈরি করার পর Word স্বয়ংক্রিয়ভাবে সব ডকুমেন্ট তৈরি করে, তাই প্রতিটি ডকুমেন্টে একই তথ্য থাকে এবং কোনো ভুল হওয়ার সম্ভাবনা থাকে না।